La legalización telemática de libros

Actualización (29/04/2015): ¿Por qué se ha suspendido la legalización telemática de libros?

Con la reciente publicación de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (Publicada en el BOE núm. 40, de 16 de febrero de 2015, páginas 12540 a 12551) ha salido a flote este tema en los últimos días en un gran numero de empresas, así como en la sede de los diversos Registros, debido a los cambios que va a suponer en su funcionamiento habitual mas inmediato.

Por todo ello, desde BasqueLaw vamos a analizar, brevemente, las novedades que se han introducido en los últimos meses en este ámbito, con la obligación de legalizar de forma telemática todos los libros registrales de la sociedad ante el Registro Mercantil, una situación novedosa que va a provocar numerosas dudas de carácter procedimental entre los registradores y los administradores mercantiles.

¿Cuáles son los libros registrales?

Nuestra legislación en materia mercantil exige que toda empresa lleve, de forma obligatoria, una serie de libros registrales que dejen constancia de diversos aspectos de su actividad, los cuales posteriormente deben ser llevados al Registro Mercantil correspondiente para recibir la, igualmente obligatoria, publicidad. Concretamente, nuestra Ley de Sociedades de Capital, enumera los siguientes libros, que cualquier sociedad mercantil esta obligada a tener: El libro registro de socios (art. 104), el Libro-registro de acciones nominativas (art. 116), el Libro de Actas de la junta (art. 202) y el Libro de Cuentas Anuales (art.235).

Cada uno de estos libros tiene su relevancia en el funcionamiento diario de las empresas, y su falta de llevanza acarrea, de igual manera, consecuencias diversas. Basta decir que, en caso de que la empresa llegue a un procedimiento de concurso de acreedores, nuestra Ley Concursal sanciona la inexistencia de un Libro de Cuentas Anuales con la automática calificación del concurso como culpable, generando las correspondientes responsabilidades civiles sobre los administradores (art. 164.2 1º).

¿Por qué hay que legalizar de forma telemática?

La obligación de legalizar los libros de forma telemática fue establecida mediante la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. Concretamente, en su artículo 18, se estableció que «Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio«.

Sin embargo, a pesar de que la citada ley entró en vigor el 29 de septiembre de 2013, no vino acompañada de una modificación de los artículos 332 y 333 del Reglamento del Registro Mercantil, que han seguido contemplando la presentación de libros en blanco y con hojas encuadernadas. Así, al no haberse establecido normas transitorias ni un plazo de adaptación, cada uno de los Registros Mercantiles ha tenido que aplicar sus propios criterios para implementar esta obligación.

En cualquier caso, parece ser que a partir de 2015 no se admitirá a legalización ningún libro que no sea de forma telemática. Y ello es así debido a la reciente publicación de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, dictada con el objetivo de «unificar criterios en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización«.

Aun así, existe una excepción a esta obligación: si la sociedad dispone de un Libro de Actas legalizado en soporte físico (papel), pendiente de completar, deberá seguir utilizándolo hasta el final, ya que el artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil, que sigue vigente, dispone, en su apartado tercero, que «no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior«. Aún así, si se desea abandonar el soporte físico, podremos tachar todas sus páginas, otorgar acta notarial de extravío o destrucción del libro o denunciar su sustracción, para así poder tener acceso a la legalización telemática de un nuevo libro.

¿Cómo puedo legalizar los libros telemáticamente?

Una vez establecida la obligación, para cumplir con ella tendremos que acceder la página web de Registradores de España (www.registradores.org), y seleccionar la opción “presentación telemática de cuentas y libros”. Para poder acceder a este servicio es necesario estar dado de alta, procedimiento que puede realizarse directamente desde la web en el apartado “como abonarse”. También es necesario disponer de firma digital compatible, como el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Por su parte, la elaboración de los libros mediante soporte electrónico se realiza a través de un programa informático llamado Legalia, el cual se puede descargar en la citada pagina web (click aquí) y que, una vez instalado en nuestro ordenador, permitirá la creación de nuevos libros para su posterior legalización. Para mas información al respecto, pueden consultar el manual del usuario del programa.

¿Que consecuencias va a tener la legalización telemática?

La legalización telemática sin duda supone una novedad importante en la forma en la que, hasta ahora, se llevaba a cabo el funcionamiento legal de las sociedades mercantiles, pero no se debe confundir la aparición de este nuevo método con la obligación que le subyace, es decir, con la propia llevanza de estos libros en el seno del funcionamiento de las sociedades. y con los sujetos obligados a legalizarlos, que siguen siendo los mismos.

Esta mención tiene su importancia, ya que la referida modificación ha provocado cierta preocupación respecto a la publicidad de las Actas de los órganos sociales. Por ello es preciso recordar que, el contenido de todas las Actas de los Consejos de Administración y la Junta seguirá siendo privado, manteniéndose encriptadas gracias al código alfanumérico que se origina al registrarlas. Resulta igualmente importante, en cuanto al contenido, decir que las Actas que se presenten al Registro deberán ser definitivas, siendo el trámite de subsanación telemático el único modo de rectificarlas.

No obstante, a pesar de todo lo anteriormente explicado, siguen existiendo numerosas dudas y, a buen seguro, se irán produciendo en el futuro un buen numero de problemas entre sociedades y registros, relacionados con el uso adecuado de estos programas, con la correcta cumplimentación de todos los libros o con el funcionamiento adecuado de los certificados de identidad a la hora de registrarlos, problemas que, a buen seguro, se irán solucionando mediante el paso del tiempo.

Actualización (29/04/2015): ¿Por qué se ha suspendido la legalización telemática de libros?

El pasado martes día 28 de abril, la sección sexta de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid suspendía cautelarmente la legalización telemática de libros. Dicha decisión viene motivada por el recurso de Emisores Españoles contra la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado antes citada. Esta suspensión, mas allá de los argumentos que esgrime la Asociación Emisores Españoles, se basa en que la aplicación de la Instucción recurrida puede hacer perder su finalidad legítima al recurso.

Asimismo, dicha asociación basa sus argumentos en un defecto de forma, alegando que la Dirección General de los Registros y del Notariado no es competente para publicar una norma de rango general, sino que sus competencias se circunscriben al ámbito de los notarios y registradores, y como se refleja anteriormente, esta Instrucción afecta a todas las sociedades mercantiles. Por ultimo, Emisores Españoles también alega que la Instrucción, en muchos de sus apartados, no meramente desarrolla la Ley 14/2013, sino que va más allá, de tal manera que está innovando el ordenamiento, lo que le está vedado a la Dirección General de los Registros y del Notariado.