La legalización telemática de libros
Actualización (29/04/2015): ¿Por qué se ha suspendido la legalización telemática de libros?
Con la reciente publicación de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (Publicada en el BOE núm. 40, de 16 de febrero de 2015, páginas 12540 a 12551) ha salido a flote este tema en los últimos días en un gran numero de empresas, así como en la sede de los diversos Registros, debido a los cambios que va a suponer en su funcionamiento habitual mas inmediato.
Por todo ello, desde BasqueLaw vamos a analizar, brevemente, las novedades que se han introducido en los últimos meses en este ámbito, con la obligación de legalizar de forma telemática todos los libros registrales de la sociedad ante el Registro Mercantil, una situación novedosa que va a provocar numerosas dudas de carácter procedimental entre los registradores y los administradores mercantiles.
¿Cuáles son los libros registrales?
Nuestra legislación en materia mercantil exige que toda empresa lleve, de forma obligatoria, una serie de libros registrales que dejen constancia de diversos aspectos de su actividad, los cuales posteriormente deben ser llevados al Registro Mercantil correspondiente para recibir la, igualmente obligatoria, publicidad. Concretamente, nuestra Ley de Sociedades de Capital, enumera los siguientes libros, que cualquier sociedad mercantil esta obligada a tener: El libro registro de socios (art. 104), el Libro-registro de acciones nominativas (art. 116), el Libro de Actas de la junta (art. 202) y el Libro de Cuentas Anuales (art.235).
Cada uno de estos libros tiene su relevancia en el funcionamiento diario de las empresas, y su falta de llevanza acarrea, de igual manera, consecuencias diversas. Basta decir que, en caso de que la empresa llegue a un procedimiento de concurso de acreedores, nuestra Ley Concursal sanciona la inexistencia de un Libro de Cuentas Anuales con la automática calificación del concurso como culpable, generando las correspondientes responsabilidades civiles sobre los administradores (art. 164.2 1º).
¿Por qué hay que legalizar de forma telemática?
La obligación de legalizar los libros de forma telemática fue establecida mediante la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. Concretamente, en su artículo 18, se estableció que «Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio«.
Sin embargo, a pesar de que la citada ley entró en vigor el 29 de septiembre de 2013, no vino acompañada de una modificación de los artículos 332 y 333 del Reglamento del Registro Mercantil, que han seguido contemplando la presentación de libros en blanco y con hojas encuadernadas. Así, al no haberse establecido normas transitorias ni un plazo de adaptación, cada uno de los Registros Mercantiles ha tenido que aplicar sus propios criterios para implementar esta obligación.
En cualquier caso, parece ser que a partir de 2015 no se admitirá a legalización ningún libro que no sea de forma telemática. Y ello es así debido a la reciente publicación de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, dictada con el objetivo de «unificar criterios en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización«.
Aun así, existe una excepción a esta obligación: si la sociedad dispone de un Libro de Actas legalizado en soporte físico (papel), pendiente de completar, deberá seguir utilizándolo hasta el final, ya que el artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil, que sigue vigente, dispone, en su apartado tercero, que «no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior«. Aún así, si se desea abandonar el soporte físico, podremos tachar todas sus páginas, otorgar acta notarial de extravío o destrucción del libro o denunciar su sustracción, para así poder tener acceso a la legalización telemática de un nuevo libro.
¿Cómo puedo legalizar los libros telemáticamente?
Una vez establecida la obligación, para cumplir con ella tendremos que acceder la página web de Registradores de España (www.registradores.org), y seleccionar la opción “presentación telemática de cuentas y libros”. Para poder acceder a este servicio es necesario estar dado de alta, procedimiento que puede realizarse directamente desde la web en el apartado “como abonarse”. También es necesario disponer de firma digital compatible, como el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Por su parte, la elaboración de los libros mediante soporte electrónico se realiza a través de un programa informático llamado Legalia, el cual se puede descargar en la citada pagina web (click aquí) y que, una vez instalado en nuestro ordenador, permitirá la creación de nuevos libros para su posterior legalización. Para mas información al respecto, pueden consultar el manual del usuario del programa.
¿Que consecuencias va a tener la legalización telemática?
La legalización telemática sin duda supone una novedad importante en la forma en la que, hasta ahora, se llevaba a cabo el funcionamiento legal de las sociedades mercantiles, pero no se debe confundir la aparición de este nuevo método con la obligación que le subyace, es decir, con la propia llevanza de estos libros en el seno del funcionamiento de las sociedades. y con los sujetos obligados a legalizarlos, que siguen siendo los mismos.
Esta mención tiene su importancia, ya que la referida modificación ha provocado cierta preocupación respecto a la publicidad de las Actas de los órganos sociales. Por ello es preciso recordar que, el contenido de todas las Actas de los Consejos de Administración y la Junta seguirá siendo privado, manteniéndose encriptadas gracias al código alfanumérico que se origina al registrarlas. Resulta igualmente importante, en cuanto al contenido, decir que las Actas que se presenten al Registro deberán ser definitivas, siendo el trámite de subsanación telemático el único modo de rectificarlas.
No obstante, a pesar de todo lo anteriormente explicado, siguen existiendo numerosas dudas y, a buen seguro, se irán produciendo en el futuro un buen numero de problemas entre sociedades y registros, relacionados con el uso adecuado de estos programas, con la correcta cumplimentación de todos los libros o con el funcionamiento adecuado de los certificados de identidad a la hora de registrarlos, problemas que, a buen seguro, se irán solucionando mediante el paso del tiempo.
Actualización (29/04/2015): ¿Por qué se ha suspendido la legalización telemática de libros?
El pasado martes día 28 de abril, la sección sexta de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid suspendía cautelarmente la legalización telemática de libros. Dicha decisión viene motivada por el recurso de Emisores Españoles contra la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado antes citada. Esta suspensión, mas allá de los argumentos que esgrime la Asociación Emisores Españoles, se basa en que la aplicación de la Instucción recurrida puede hacer perder su finalidad legítima al recurso.
Asimismo, dicha asociación basa sus argumentos en un defecto de forma, alegando que la Dirección General de los Registros y del Notariado no es competente para publicar una norma de rango general, sino que sus competencias se circunscriben al ámbito de los notarios y registradores, y como se refleja anteriormente, esta Instrucción afecta a todas las sociedades mercantiles. Por ultimo, Emisores Españoles también alega que la Instrucción, en muchos de sus apartados, no meramente desarrolla la Ley 14/2013, sino que va más allá, de tal manera que está innovando el ordenamiento, lo que le está vedado a la Dirección General de los Registros y del Notariado.
He comprado una casa antigua con su terreno urbano en muy mal estado por 175000 € se compone en 6 núm. fijos.
Hacienda de bizkaia lo valora con un mínimo atribuible de 471.130 €
Es una diferencia enorme .todavía no he liquidado el impuesto
Que debería hacer . Pagar sobre 175.000 y esperar a que me reclamen para hacer alegaciones posteriormente, o tengo que pagar ahora por el mínimo atribuible . Que me aconsejan
Buenas tardes Natividad,
Según la Norma Foral, el Valor Mínimo Atribuible no se puede recurrir, pero sí pueden serlo los actos administrativos que lo apliquen.
En base a ello, usted podrá declarar el impuesto por su valor de compra, y si Hacienda le manda una comprobación de valores y quiere rectificar el importe de su declaración, recurrir y alegar que el VMA no responde a la valoración real de inmueble.
Esperamos que la respuesta le haya sido de utilidad.
Ha fallecido un prima de mi mujer sin testamento otorgado, y la fallecida no tiene hermanos ni han sobrevivido los padres, y hay tios de la fallecida tanto vivos como fallecidos y los fallecidos tienes hijos a su vez.
Los hijos de los tios fallecidos pueden acceder a la herencia de la prima de mi mujer?. Cuando lea esta consulta, a ver si me puede mandar un email con la respuesta (tanto si como no) porque tengo otro asunto que quiero que me lo mire de un tio de mi mujer que falleció de Orozko. Yo soy abogado en Vitoria pero necesito un campañero que conozco el Derecho Civil Vasco para ambos casos y yo no los quiero llevar por ser familia. Muchas gracias
Buenas tardes Fernando,
El asunto que plantea es un tanto complejo, si bien podemos ofrecer una serie de aclaraciones básicas.
Como sabrá, los herederos cuando no existe testamento son los parientes más cercanos, en la línea que marca la ley, y en este caso, parientes colaterales en tercer grado de la causante, que serían sus tíos, como ha indicado.
En caso de que alguno de esos herederos haya muerto antes que la causante, entraría en juego el sistema de premoriencia, según el cual, los herederos de estos tíos fallecidos pueden ocupar su lugar, en la proporción que le hubiera correspondido al tío fallecido, y si son varios herederos, según el reparto que este hubiera dejado.
Si desea una respuesta más concreta, nos puede ampliar la información de su caso mandando un email a nuestra dirección de contacto info@basquelaw.com
Esperamos que la respuesta le haya sido de utilidad.
Tengo unas participaciones de Fagor que de repente Fagor cerro y yo me quedé con ese dinero ahí metido. Ya no pretendo recuperar mi dinero, pero si poder compensar esa perdida en mi IRPF , pero nadie me informa en qué momento puedo hacerlo. Cada año pregunto en la caja y me dicen que parece que aún no está disuelto Fagor . Alguien me podría ayudar o dar algún teléfono donde pueda llamar e informarme?
Buenas tardes María Luz,
Ahora mismo quien mejor podría asesorarle sobre esta posibilidad es Hacienda.
Teniendo en cuenta que este artículo hace referencia a una campaña de la renta del año 2014, no conocemos si será posible incorporar esas pérdidas en declaraciones posteriores. Lo que ya será imposible es modificar la declaración de ese año, por haber prescrito el plazo para rectificación.
Esperamos que la respuesta le haya sido de utilidad.
Me despidieron hace 4 meses, y después de tanto tiempo me reclaman ahora un ordenador portátil y una impresora que me dieron para teletrabajar
Pueden hacerlo ahora?? No deberían haberlo hecho cuando me despidieron?
Buenas tardes Amaya,
Si bien lo más correcto es reclamar al empleado que devuelva aquellos bienes que son de la empresa, eso no significa que 4 meses después no puedan hacerlo, si es cierto que esos bienes son suyos.
Por lo tanto, le recomendamos que los devuelva, incluso si mantuvieran algún litigio o cantidad pendiente por el despido.
Esperamos que la respuesta le haya sido de utilidad.
Buenas,
Mi caso es un poco ambiguo, y no encuentro si la norma me ampara o no.
Trabajaba en régimen general, y simultaneaba está actividad con una por cuenta propia, poseía una sociedad mercantil con el 100% del capital, y siendo administrador único.
Al enterarme del despido, y entender que tendría derecho a paro, decidí dar de baja temporal en hacienda la empresa (antes de la baja en régimen general), para ser disuelta con posterioridad (posterior a la baja en régimen general). Ya que el volumen de ingresos que percibía con la sociedad es menor al que cobraría con el paro.
Mi pregunta es si tras disolver la sociedad, adquiriré el derecho a cobrar el paro.
Tengo esta duda, ya que la fecha de disolución será posterior a la baja del régimen general, pero la baja temporal en Hacienda en el censo, se hizo con anterioridad a la baja en régimen general.
La baja definitiva en Hacienda la haré cuando se disuelva, cuya fecha será posterior a la baja en régimen general.
Entiendo que de cualquier forma, si trabajo temporalmente en cualquier otro empleo, y una vez que la sociedad quede disuelta, recuperaré el derecho a desempleo cuando el posible contrato temporal terminase. Pero querría saber si trabajar eventualmente fuera necesario, o si podría solicitarlo cuando la sociedad quede disuelta. En caso de que pueda hacerlo sin volver a trabajar, ¿a partir de qué fecha podría solicitarlo (firma de disolución ante notario o tras ser inscrito en el registro mercantil)?
Muchas gracias de antemano
Buenos días Pablo,
Actualmente, la Seguridad Social utiliza el siguiente criterio respecto de estos casos. Si la persona que trabaja por cuenta propia lo hace como autónoma individual (sin sociedad) y se da de baja con anterioridad a causar el despido en su otro empleo, no hay problema para que se le reconozca el derecho a la prestación por desempleo.
No obstante, si se desempeña dicha actividad por cuenta propia a través de una sociedad, de la que somos participes en más de un 50%, la administración no admite la baja en el censo, sin disolución previa al despido, como causa válida para obtener la prestación por desempleo.
Si bien consideramos que es una situación que genera un agravio comparativo, como se ha dado anteriormente con la concesión de la tarifa plana de autónomos, la única forma de remediarlo sería demandar a la administración, y que un juzgado reconociese el derecho a percibirla, lo cual supone, obviamente, perder el tiempo y el dinero necesarios, además de asumir el riesgo.
Esperamos que la respuesta le haya sido de utilidad.
Hola, soy de Bilbao, mi pregunta es sobre la cuenta del banco, ¿si mi padre falleciera estando la cuenta a su nombre que pasaría si no hace testamento?, con él vive mi madre. Gracias por vuestra atención. Y mi otra pregunta es: si en el testamento el podría indicar quienes se harán cargo de esa cuenta del banco. Nuevamente gracias
Buenas tardes Jorge,
Tanto si su padre ha hecho testamento como si no, en el momento de su fallecimiento el banco suele bloquear todas las cuentas bancarias, a la espera de que se tramite un proceso de testamentaría.
Si su padre ha hecho testamento, en él podrá indicar a quien quiere legar sus bienes, y por supuesto indicar para quién quiere que sea el dinero que tenga en cuentas bancarias, siempre que eso no afecte a la legítima.
Y si fallece sin haber hecho testamento, ustedes tendrán que encargarse de acreditar, ante Notario, que son sus herederos legales, conforme al Código Civil, mediante un procedimiento llamado «Declaración de Herederos Abintestato».
Esperamos haber sido de ayuda.
Hola vivo en Bilbao, tengo 50 años y 15 de casados en gananciales,Todos nuestros bienes han sido conseguidos desde que me casé con ella, todo a medias . Quiero hacer un testamento de tal manera que quiero proteger a mi mujer para que no sea perjudicada. Tengo 1 hijo de mi anterior matrimonio. Tenemos un coche una casa con hipoteca y unos eurillos en una cuenta.como podría hacerlo ya que me intención era dejarla a mi mujer de heredera y a mí hijo La legítima .
No se las cantidades ni tantos por ciento q puedo dejar y el tema del usufructo… Entiendo q si le dejó en usufructo la casa a mi ex no podrían echarle de nuestra casa por mucho que se lo exijan., no?
Como puedo hacerlo? Podría alguien orientar mejor por que estoy hecho un lío.Encima en la ciudad de Bilbao tiene características diferentes. Muchas gracias
Gracias por su comentario.
Si reside en el País Vasco, en concreto en Bilbao, se le aplicará la Ley de Derecho Civil Vasco.
Según esa Ley, un tercio de sus bienes deben ir obligatoriamente a su único hijo (esta es la legítima) y el resto está a su libre disposición, podrá dejárselo a su pareja o a quien usted desee, siempre que así lo indique en el testamento.
En cuanto al usufructo, efectivamente podrá otorgarle ese derecho a su pareja, en cuyo caso tendrá garantizado seguir viviendo en su casa hasta que fallezca.
Actualmente la Ley ofrece un amplio abanico de opciones para las parejas con hijos que desean dejarse los bienes el uno al otro, y después a los hijos. Para elegir la opción que más le interese, le recomendamos que consulte de forma personalizada con su abogado o notario de confianza.
Esperamos que le haya resultado útil.
Buenos días,
me han comunicado la no renovación de mi contrato de trabajo, pone que estac relacion se extingue el dia 3, y oorctanto ese día debo recoger mi finiquito, etc.
Mi duda es si ese día tengo que trabajar ¿?.
Gracias.
Buenos días,
Si, según la comunicación que le han entregado, la fecha de efectos del despido es el día 3, ese día será el último en el que tenga que ir a trabajar. Por tanto, en el finiquito le deberán incluir todos los pagos que correspondan en esos 3 días del mes.
Tengo dos matrimonios.El primero con dos hijos,y hicimos testamento junto con mi marido.Ahora quiero hacerlo con mi actual.Pero el tiene dos hijas de su anterior matrimonio.Y ahora tenemos una en común…¿Se anula el otro testamento con el nuevo?Lo podemos hacer juntos?
La vivienda en que vivimos es solo mía.Y tenemos otra de los dos,en el Mediterráneo. Una hija suya no tienen contacto,no quiere que reciba nada.¿que hay que hacer?
Muchas gracias por su tiempo.
Buenos días,
En primer lugar, el testamento nuevo sustituye al antiguo. Es decir, en caso de haber varios testamentos, y todos sean válidos, el que va a tener efectos será el último que se hubiera otorgado.
En cuanto al resto de dudas (testamento conjunto, apartamiento de uno de los descendientes), dependerá en gran medida de que ustedes tengan vecindad civil en el País Vasco. Si es así, y se les aplica la ley vasca, podrán otorgar testamento de manera conjunta, y también apartar de la herencia a alguno de sus descendientes.
Gracias por su comentario, esperamos que le haya servido de ayuda.